Менеджмент. Организационные структуры управления
Предисловие
Любой менеджер, бизнесмен, просто специалист, наконец, любой человек, оказавшийся в системе отношений «руководитель – подчиненный», рано или поздно берет профильную книгу и открывает раз- дел «Организационные структуры управления»; узнает, какими они бывают, что такое «лимит коммуникаций», что все это – отражение целей и стратегии компании, и каких успехов известная компания достигла в этой области.
Следующая фаза – использование найденных знаний. Здесь выясняется, что не любая структура является организационной, и тем более – управления. То, что хорошо для «Дженерал Электрик», для ТЭЦ № 2 в Рязани – разрушительнее ядерной бомбы, что «лимит коммуникаций» – отнюдь не единственная и далеко не исчерпывающая характеристика, что на практике знаменитая матричная структура нигде не работает.
На этой стадии большинство прекращает исследования. Но наиболее упорные продолжают по крупицам, из различных источников, практики, мнений собирать понимание того фундамента любой организации, который называется «организационная структура управления».
Предлагаемая читателям работа – результат подобного «собирания». Не претендуя на исключительность и абсолютную полноту, на- стоящая книга – попытка ответа на извечные вопросы управленцев «Как и почему возникает организационная структура управления?», «Как ее оценить?», «Как и почему она меняется?», «Как уйти от проблем при ее реализации?», «Какую модель выбрать для ее отображения, исследования или работы?» и многие-многие другие.
Приводимые данные, выводы, оценки и примеры в основном сделаны на основании результатов проектно-исследовательских работ, выполненных при непосредственном участии или под руководством автора. Это более семидесяти проектов по оптимизации организации управления и более ста организационных диагностик предприятий и организаций различного профиля, численности, рыночной специализации и т. п. Использованы публикации и данные различных источников.
Настоящая книга – попытка обобщения теоретических и практи- ческих материалов с целью создания у читателя объективных предпосылок возможно полного понимания сути и сущности того, что на- зывается «Организационная структура управления». Насколько эта попытка удачна – судить только читателю.
Предлагаемая книга имеет несколько особенностей, которые необходимо учитывать при работе с ней. Определяющая особенность – от читателя потребуется приложение определенных усилий. То есть с книгой надо научиться именно работать, так как основные понятия, данные, характеристики приводятся для осознания, понимания, внутренней переработки. Только такой подход может дать возможность их эффективного применения.
Структура книги неоднородна и по сути, и по глубине, и по содержанию рассмотрения тем. Например, разделы, посвященные теоретическим основам (1.1—1.5), достаточно сухи, нудноваты, но крайне необходимы для дальнейшего понимания. Если в самом начале вы почувствовали, что они не вызывают у вас интерес, пролистайте их, при необходимости вы будете иметь возможность к ним еще неоднократно вернуться. Разделы, посвященные свойствам человека, познавательны, но не полностью рассматривают затронутую тему с точки зрения профессиональных психологов. Для обычных управленцев эти разделы интересны. Разделы, посвященные видам организационных структур, способам их моделирования, проблемам реализации и т. п. (2—5), одинаково познавательны и полезны как начинающим, так и опытным управленцам. Разделы, посвященные характеристикам самих оргструктур и их элементов (6—9), представляют особенную ценность для практикующих управленцев и исследователей. Определенный интерес представляют данные и показатели реальных компаний, приведенные в соответствующих разделах.
Мы не считаем, что более глубокого раскрытия требуют некоторые проблемы, например, проблемы, связанные с реализацией корпоративного и холдингового управления, проблемы взаимодействия собственников и менеджмента и др. Это углубление противоречит концепции книги как способа рассмотрения наиболее общих закономерностей реализации и характеристик организационных структур управления.
Язык книги довольно тяжел, используются жесткие смысловые и терминологические связки. В качестве дополнительного инструмента восприятия и понимания рекомендуется больше использовать Глоссарий основных понятий и определений, расположенный в конце книги. Особенность Глоссария – концентрация на смысле употребляемых терминов и, как минимум, непротиворечивости их другим возможным значениям.
Выражаю искреннюю надежду, что, несмотря на вышеприведенные особенности, эта работа окажется полезной, интересной и познавательной. Но уверен, что читатель не останется к ней равнодушным.
А. Г. Тысленко
Глава 1
.
Теоретические основы исследования организационных структур управления
1.1. Понятие системы
Рассмотрение понятия организационной структуры управления (76)1 необходимо начать с условий возникновения структуры подобного вида, а также обозначить базовый понятийный аппарат, используемый при моделировании (63) и анализе подобных структур. В любом случае понятие организационной структуры неразрывно связано и определяется понятием «система». Не рассматривая природу всех возможных видов систем, далее будем рассматривать организационные системы (75).
Система (122) – это конечное множество взаимосвязанных элементов системы (162), находящихся в отношениях (80), исключающих полностью независимое влияние групп или подгрупп этих элементов друг на друга, реализующих процесс или совокупность процессов удовлетворения актуализированного (5) требования внешней среды (16). Неразрывным понятием с понятием «система» является понятие «процесс».
Процесс (111) – заданная последовательность действий (22), а в организационных системах – заданная последовательность событий (130), ведущая к преобразованию ресурсов системы в отклик на актуализированное требование внешней среды, чего-либо во что-либо (создание чего-либо на основании чего-то). Природа внешнего требования может иметь различный характер. Для бизнес-систем это может быть требование потребителя (покупателя); для технических систем – сигнал запроса или сигнал, изменяющий состояние системы, и множество других вариаций, которые можно понимать под требованием внешней среды. Природа отклика тоже может быть различна: это может быть информация (33), сигналы различного рода и различной природы, материальная реализация какого-либо вида. Характеристики (156) отклика, как правило, определяются видом системы и способом взаимодействия (13) системы с внешней средой. Вводя понятие системы, отметим единство и взаимосвязь понятий системы и процессов. Важно понимать: система возникает и существует только как способ реализации процессов, и наоборот – процессы могут быть реализованы, только когда возникает соответствующая система. Невозможно исследование системы без исследования процессов, тем более процессов – без понимания необходимости исследования системы их реализующей. Понимание этого дуализма помогает избежать элементарных ошибок. Например, при примене- нии процессного или системного подхода при исследовании организации становится вполне очевидно, что это не два различных метода (61) исследования, а два аспекта единого исследовательского процесса.
Системы возникают, существуют, функционируют и исчезают в условиях взаимодействия с внешней средой. Во многом эта способность взаимодействовать с внешней средой предопределена понятием ресурса (113) системы, его структурой и способами создания. В наиболее общем виде под ресурсом понимают способность системы изменить свое состояние ожидаемым (заданным) образом за ожидаемое (заданное) время. Выделим две основные группы систем: системы-конструкции; процесс-системы (113) (рис. 1.1). Рассмотрим определения каждой из видов систем и их принципиальные различия.
Рис. 1.1. Виды систем
Система-конструкция (125) – конечное множество взаимосвязанных элементов, которое реализует процесс формирования реакции (115) на требование внешней среды преобразованием только внутренних ресурсов в состояние, соответствующее требуемому. Такая система не обладает возможностью привлечения внешних ресурсов; она обладает ограниченным временем существования, которое определяется начальным ресурсом.
Процесс-система – конечное множество взаимосвязанных элементов – реализует процесс формирования реакции на внешнее требование преобразованием внутренних и привлеченных внешних ресурсов в состояние, соответствующее внешнему требованию.
Примеры системы-конструкции – закрытые и нетипичные формы существования систем: автономные натуральные хозяйства; пред- приятия, находящиеся на стадиях стагнации или затухания и распродающие активы; предприятия закрытого типа, имеющие ограничения по привлечению ресурсов, и т. д. Все остальные системы, а их большинство, обладают способностью взаимодействовать с внешней средой с менее ограниченным привлечением внешних ресурсов (сырья, материалов, людей, денежных потоков и т. д.). С большой долей достоверности системы-конструкции можно представлять как одно из возможных состояний, в котором может находиться система.
В зависимости от способности изменить состояние адекватно требованию внешней среды или оказать минимальную реакцию на него определяют два основных типа систем: открытого и закрытого типа (см. рис. 1.1).
Системы открытого типа характеризуются широким набором связей (121) с внешней средой и сильной зависимостью от нее: коммерческие фирмы, средства массовой информации, органы местной власти и др.
Системы закрытого типа характеризуются ориентацией на внутренние связи, например, замкнутая религиозная община, ведущая натуральное хозяйство. По изменению состояния при реакции на внешнее влияние (14) системы открытого типа можно разделить на статические и динамические. По сути, действительно статических систем не существует, однако скорость изменений для статической системы будет либо минимальна, либо несопоставима со скоростью изменений динамических систем.
Таким образом, динамичность системы можно охарактеризовать, как ее способность меняться, своевременно и качественно реагируя на требования внешней среды. По способности сохранять параметры (81) состояния между реакциями на существенные влияния внешней среды динамические системы делятся на устойчивые и неустойчивые.
Устойчивые системы (148 ) – системы, способные возобновить реализацию процессов в заданное время и с заданным качеством после спонтанного воздействия (17) внешней среды.
Можно выделить множество свойств (120) систем, в том числе такие важные свойства, как эмерджентность (163), адаптивность (3), надежность (63), сложность (128), устойчивость (147), целенаправленность (158) и др. В наиболее общем виде с учетом ограниченных целей настоящей работы акцент сделан только на выделенные свойства систем.
Предмет дальнейшего рассмотрения – динамические системы открытого типа, находящиеся в устойчивом состоянии, обладающие высокой способностью реагировать на требования внешней среды и меняться под ее воздействием. Такие системы, параметры характеристик которых максимально приближены к параметрам эффективно функционирующей организации, представляют наибольший интерес при исследовании.
1.2. Понятие организационной системы
Организационные системы – один из видов систем – особый вид систем, в качестве элементов которых выступают люди или группы людей. Очень часто при выделении организационных систем происходит акцентирование внимания на связи между ее элементами, т. е. между людьми и группами людей.
В подавляющем большинстве случаев связь между элементами системы (людьми и группами людей) организована с применением технических средств. Уровень применяемых технических средств может быть различен. Он определяется стадией научно-технического прогресса развития общества. Когда-то это могла быть дымовая связь, оптическая связь с применением зеркал, курьерско-почтовая, электрическая, электроискровая, радиосвязь, информационно-технические системы связи и т. д.
В любом случае реализация связи между людьми всегда имеет техническую составляющую. Поэтому другое название организационных систем, получившее широкое распространение в литературе, – организационно-технические системы (77).
Особенность организационно-технической системы, предопределяющая ее качества (38) и отличие от всех других видов систем, – ее реализация с определяющим элементом в виде человека (161) или групп людей, взаимодействующих между собой по средствам технических реализаций каналов связи (37).
1.3. Бизнес-системы как один из видов организационных систем
Один из видов организационных систем – бизнес-системы. Не вдаваясь в классификацию организационных систем (она будет приведена далее), выделим бизнес-системы как особый вид систем, обеспечивающий реализацию отклика на актуализированное требование внешней среды в виде товара или услуги. Бизнес-система (7)– особый вид систем, реализующий бизнес-процесс. Подавляющее большинство существующих в мире организационных систем – бизнес-системы.
Под бизнес-системой следует понимать организационную систему любого вида, которая, с одной стороны, удовлетворяет потребительские требования общества, с другой – формирует их, создавая предпосылки для одновременного формирования и удовлетворения потребительских запросов общества. Под бизнес-системой можно также понимать организационную систему, формирующую в качестве отклика на требования внешней среды материальный товар или услугу. Особенностью, присущей бизнес-системам, является направленность системы на увеличение собственного ресурса при каждом взаимодействии с внешней средой. Отрицательное изменение ресурса бизнес-системы при транзакции (133) с внешней средой делает нахождение системы в состоянии бизнес-системы бессмысленным. Примеры бизнес-систем: торговые, торгово-производственные, производственные компании или само государство.
Признаки (103) и особенности бизнес-систем:
– в качестве элементов выступают люди;
– люди взаимодействуют между собой с помощью технических средств;
– при взаимодействии происходит преобразование собственного и привлеченного ресурсов в готовый товар или услугу;
– в результате процесса формирования отклика (в виде товара или услуги) на требование внешней среды происходит изменение ре- сурса бизнес-системы.
В случае положительного изменения ресурса при каждой транзакции (инциденте (34)) с внешней средой мы говорим об эффективной бизнес-системе. В случае отрицательного изменения мы говорим о неэффективном взаимодействии с внешней средой.
Жизнеспособное состояние системы обеспечивается максимально возможным количеством требований, влекущих положительное изменение ресурса.
1.4. Понятие бизнес-процесса. Комплексная модель организационной системы в виде бизнес-системы
Процесс – заданная последовательность действий, реализуемая конечным множеством элементов. В организационных системах это заданная последовательность событий. Процесс в организационных системах – это заданная последовательность событий, ведущая к преобразованию чего-либо во что-либо (создание чего-либо одного на основании чего-либо другого), или бизнес-процесс – процесс формирования реакции на актуализированное требование внешней среды за минимально возможное время с максимально возможной пол- нотой с учетом ограничений, обусловленных состоянием системы и возможностью потребления внешних ресурсов. Бизнес-процесс – процесс удовлетворения требований внешней среды путем создания товара или услуги. Под требованием внешней среды можно понимать требования потребителей, покупателей, организаций, любого рода систем, которые могут выступать к выделенной системе в виде макросистемы и др. В обыденном понимании «актуализированным требованием внешней среды» выступает требование потребителя, на которое бизнес-система может отреагировать в рассматриваемый период времени. В качестве отклика всегда рассматривается созданный товар (услуга), качество которых отвечает требуемым потребителем значениям и который может быть представлен в то время, которое является для потребителя актуальным. Товар или услуга создается преобразованием собственных и привлеченных ресурсов за определенное время в условиях ограниченности ресурсов. Выделим два основных аспекта удовлетворения требования внешней среды (потребителя):
– информационный аспект, отражающий собственно взаимодействие с потребителем;
– продуктовый аспект, отражающий собственно создание товара или услуги.
Соответственно, наиболее наглядной иллюстрацией бизнес-про- цесса являются кибернетические и продуктовые модели (64). Например, учитывая необходимость формирования требований к процессу реализации спроса с целью достижения состояния максимально полного соответствия удовлетворенного спроса требуемому, это можно проиллюстрировать на рис. 1.2.
Рис. 1.2. Кибернетическая модель бизнес-системы:
А – блок реализации процесса удовлетворения требования внешней среды; Б – блок формирования управляющих воздействий на элементы, реализующие процесс удовлетворения спроса
В общем случае контур обратной связи считается отображенным во взаимодействии системы управления (141) и исполнительной системы (36), поэтому обычно модель имеет вид, представленный на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Преобразованная кибернетическая модель бизнес-системы:
СУ – система управления; ИС – исполнительная систем
Удовлетворение запроса внешней среды имеет всегда двоякий характер – информационный и материальный. Информационное отражение реализации внешнего запроса отражается чаше всего кибернетическими моделями, а материальное – продуктовыми. Продуктовый аспект начал рассматриваться раньше информационного, и даже в позднейшее время многие исследователи рассматривали цель (160) существования организационной системы в рамках создания ценности (продукта или услуги).
Под созданием продукта (услуги) понимается преобразование сырья, материалов и других видов ресурсов в особый вид ресурса, параметры характеристик которого соответствуют требуемым параметрам спроса внешней среды и который в реальных бизнес-системах представлен в виде готового товара или услуги. В самом общем виде продуктовая модель представлена на рис. 1.4, а более подробно – на рис. 1.5.
Рис. 1.4. Продуктовая модель организационной системы
Рис. 1.5. Продуктовая модель организационной системы с процессной декомпозицией:
ОП1, ОП2, …, ОПi+1 – операции процесса, реализуемые элементами организационной системы для преобразования внешнего запроса в товар (услугу)
Все аспекты, связанные с реализацией бизнес-системой бизнес-процессов, отражаются в комплексной модели организационной системы.
Организационная система – система, элементами (подсистемами
(85)) которой являются люди и(или) группы людей. Основная цель организационной системы (73) – это реализация процесса удовлетворения запроса внешней среды за требуемое или минимально возможное время с допустимой или максимальной полнотой (рис. 1.6).
Рис. 1.6. Модель взаимодействия организационной системы и внешней среды
Организационная система реализует процесс удовлетворения требования внешней среды преобразованием собственных и привлеченных ресурсов в требуемый вид ресурса. Параметры процесса удовлетворения требований внешней среды и элементов системы должны соответствовать таким состояниям процессов и состояниям групп людей, реализующих эти процессы, чтобы время реализации процесса было минимальным или ожидаемым, а изменение совокупного ресурса после удовлетворения требования – максимально возможным. Модель организационной системы представлена на рис. 1.7. При выделении указанных подсистем в организационной системе нужно понимать, что приведенная модель, как и любая другая, – некая принятая условность, направленная на понимание и изучение объекта (73). Применительно к организационным системам мы должны под каждой выделенной подсистемой понимать условно выделенную группу людей, реализующую некие участки процессов, реализуемых подсистемой и объединенных по принципу общности содержательной и информационной сути операций (74), выполняемых при реализации процессов и общностью требований, предъявляемых к людям и группам людей при выполнении операций. Говоря о каждой из этих систем, будем понимать группу людей, которая выполняет определенные операции в одном или совокупности процессов, реализуемых системой. Выделяя каждую указанную группу, более правильно и корректно при выделении обозначать их как «подсистемы», т. е. часть исследуемой системы. Но для простоты понимания в дальнейшем каждую из обозначаемых подсистем будем рассматривать в качестве относительно самостоятельного блока (блока нескольких элементов системы) и будем выделять эти блоки как самостоятельные системы, понимая, что это некоторая степень упрощения. На самом деле каждая выделенная система – часть рассматриваемой системы, т. е. подсистема.
Рис. 1.7. Комплексная модель бизнес-системы:
СУ – система управления; ИС – исполнительная система; ВС – вспомогательная система
1.4.1. Система управления
Система управления (124) – условно выделенная совокупность людей и групп людей, реализующих процесс управления (процессами, интенсивностью их реализации, состояниями людей, всех видов ресурсов и т. д.). Отличием системы управления может быть ее идентификация в виде групп людей, реализующих (в рамках рассматриваемой системы в целом) базовые функции управления (6) (планирование (84)/прогнозирование (107), учет, контроль (42), координация (47)) к таким объектам управления, как процессы, реализуемые системой, интенсивность, состояние людей, совокупный ресурс либо специально выделенные виды ресурсов, которыми обладает система. Система управления в бизнес-системах – специально выделенная группа людей, которая формирует и оценивает исполнение требований (ограничений), с учетом которых все элементы системы должны обеспечивать реализацию совокупности процессов бизнес-системы (рис. 1.8).
Рис. 1.8. Система управления в бизнес-системах:
СУ – система управления; ИС – исполнительная система; ВС – вспомогательная система
К системе управления обычно относят подразделения финансовых, планово-экономических служб, аналитические подразделения и т.п. К примеру, основные функции (155) бухгалтерии – учет движения материальных и денежных средств (25), планового отдела – прогнозирование и анализ и т.д.
1.4.2. Исполнительная система
Исполнительная система – условно выделенная группа людей, реализующих процесс удовлетворения требования внешней среды путем создания нового вида ресурса. В силу этого наиболее удобно ее представлять в виде двух равнозначных блоков, а именно блока исполнения требования (10) (БИТ) и блока создания товара и услуги (11) (БСТУ). На приведенном ниже рисунке (рис. 1.9) блок исполнения требования (БИТ) – часть исполнительной системы, отражающая информационный аспект удовлетворения требования внешней среды, а блок создания товара или услуги отражает материальный аспект удовлетворения требования внешней среды.
Рис. 1.9. Исполнительная система бизнес-системы:
ИС – исполнительная система; СУ – система управления; БИТ ИС – блок исполнения требований исполнительной системы; БСТУ ИС – блок создания товара или услуги исполнительной системы; ВС – вспомогательная система
Под исполнительной системой (ИС) можно понимать специально выделенные группы людей, одна часть которых (ИС БИТ) обеспечивает взаимодействие с потребителем (реализуют информационный аспект), и вторая часть людей (ИС БСТУ), которые обычно идентифицируются как «производственный блок» и непосредственно участвуют в создании необходимого товара (услуги) и обеспечивают его физическое предоставление конечному потребителю (покупателю).
К БИТ ИС, например, относятся сотрудники отделов и подразделений компании, непосредственно участвующие в реализации товара: отдел продаж, экспедиторы; к БСТУ ИС – подразделения компании, осуществляющие производственный цикл (линия производства, сборочный цех и т. п.).
1.4.3. Вспомогательная система
Вспомогательная система (13) – часть бизнес-системы, реализующая процессы привлечения внешних и внутренних ресурсов для реализации процесса удовлетворения внешнего требования (рис. 1.10).
Рис. 1.10. Вспомогательная система бизнес-системы:
ИС – исполнительная система; СУ – система управления; БИТ ИС – блок исполне- ния требований исполнительной системы; БСТУ ИС – блок создания товара или услуги исполнительной системы; ВС – вспомогательная система
В указанном виде модель бизнес-системы (при отображении связей и назначения вспомогательной подсистемы) не полностью отражает суть вспомогательной системы. Здесь принято некоторое упрощение: вспомогательная система реализует процесс обеспечения ресурсами не только для реализации процесса удовлетворения внешнего требования, но и для жизнеобеспечения элементов, реализующих эти процессы.
Вспомогательная система – специально выделенная группа людей; к этой группе относятся, например, отдел снабжения, отдел закупок, IT-отдел, отдел кадров; в производственной компании – служба главного энергетика, служба эксплуатации.
1.4.4. Система реализации коммуникатирования
Важное условие существования бизнес-системы – ее способность воспринимать актуальные для системы внешние требования. При реализации возможностей системы использовать ресурсы внешней среды – способность предъявлять и реализовывать требования к внешней среде, в первую очередь – к ближней внешней среде (8).
Примером такой подсистемы в бизнес-системе является система реализации коммуникатирования (СРК) (123). До некоторого време- ни считалось, что специально выделять ее отдельно при моделирова- нии бизнес-систем не актуально, хотя объективно процессы коммуникации (40) и коммуникатирования (33) существуют и имеют определяющее значение для существования бизнес-системы. Можно утверждать, что отсутствие или недостаточный уровень коммуникаций системы и среды указывают или на отказ системы в целом, или говорят о стагнации реализуемых ею процессов, либо о том, что эти процессы находятся на стадии зарождения.
Рассматривая систему реализации коммуникатирования как некоторую условно выделенную группу людей, а актуализированные внешние требования как спрос, который бизнес-система может удовлетворить в необходимые сроки, модель бизнес-системы с учетом системы реализации коммуникатирования представима в виде рис. 1.11.