Управление запасами

1. Понятие запаса

Понятие материального запаса является одним из ключевых в логистике. Запасы в том или ином виде присутствуют на всем протяжении логистических цепей и каналов, как в сфере производства, так и в сфере обращения продукции.

Материальные запасы – это находящиеся на разных стадиях производства иобращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления.

Запасы различных видов продукции создаются для достижения различных целей, определяемых руководством промышленного предприятия или торговой компании. Наиболее типичными целями создания запасов являются:

1. повышение эффективности производства; 2. эффективное обслуживание потребителей; 3. страхование сбоев в поставках;

4. защита от повышения закупочных цен; 5. экономия на оптовых скидках;

6. экономия на транспортировке.

1. Повышение эффективности производства за счет содержания запасов определяется следующими факторами

· запасы незавершенного производства могут привести к снижению себестоимости производства в связи с ликвидацией простоев оборудования;

· запасы материальных ресурсов и незавершенного производства позволяют максимально полно использовать ресурс времени работы оборудования;

· запасы незавершенного производства и готовой продукции (на производстве) обеспечивают выполнение графика производства при возникновении сбоев;

· запасы готовой продукции позволяют не снижать качество обслуживания потребителей при изменении темпа производства;

· запасы незавершенного производства и готовой продукции позволяют избежать повышения издержек производства, связанных с привлечением дополнительных рабочих и оборудования.

2. Обеспечение обслуживания потребителей связано с содержанием запаса по нескольким причинам:

· запасы готовой продукции позволяют создать резерв для компенсации сезонных колебаний спроса;

· запасы материальных ресурсов позволяют создать резерв для сглаживания сезонных колебаний поставок;

· запасы незавершенного производства и готовой продукции позволяют поддерживать неожиданный рост продаж;

· запасы незавершенного производства и готовой продукции позволяют поддерживать рост продаж, вызванный снижением цен производителя и другими рыночными факторами.

З. Страхование сбоев поставок обеспечивают запасы, создаваемые на случаи срыва сроков, изменения объемов поставок и неудовлетворительного качества продукции.

4. Запас от повышения за цен с дополнительных спекулятивных запасов возможна при обоснованных расчетах, подтверждающих эффективность подобной операции при учете возможности будущего повышения цен у основных поставщиков.

5. Экономия на оптовых скидках за счет создания запаса окажется эффективной: только в том случае, когда возросшая стоимость запаса будет меньше, чем экономия на оптовых скидках, несмотря на то, что компания не сразу будет использовать запас.

6. Экономия на транспортировке за счет повышения уровня запасов часто совмещается с идеей экономии на оптовых скидках. Транспортные расходы зачастую составляют значительную часть цены продажи. Перевозка большими партиями приводит не только к снижению транспортных расходов, нон к увеличению уровня запасов.

1. Низкое качество закупаемых товаров – одна из причин роста уровня запасов в компании. Легче заказать на 10% больше товаров, чемпытаться устранить причинунизкого качества поставляемого товара для многих предприятий заказывать больше, чем требуется, стало обычной практикой защиты от получения некачественных товаров.

2. Ненадежность поставок также подталкивает предприятие к созданию страховых (гарантийных) запасов для компенсации возможных сбоев в поставках.

З. Увеличение времени выполнения заказа, очевидно, требует создания большего запаса различных видов товарно-материальных ценностей для поддержания потребления на время поставки. Сокращение времени между моментом возникновения потребности (подачей заказа) и приемкой поступившей поставки – одна из наиболее важных целей логистики и современного бизнеса в целом.

4. Неточное прогнозирование спроса (потребности) – объективная особенность процесса управления запасами в условиях динамично развивающегося рынка. Неопределенность предполагаемого спроса требует создания повышенного уровня запаса для удовлетворения возможного потребления.

5. Увеличение расстояний поставки – черта нового времени. Большие расстояния между поставщиками и покупателями часто приводят к повышению уровня запасов, которые компенсируют неопределенность, возникающую при длительной транспортировке.

6. Неэффективное производство требует содержать запасы, сверх необходимых объемов для компенсациибрака илипотерьнапроизводстве. Однимизпоказателейнеэффективнойпроизводственной системы является большой объем запасов незавершенного производства у каждого рабочего места. К увеличению запасов в производстве приводят также длительные циклы производства.

Реакция на перечисленные выше факторы может отличаться собственно от попытки повысить уровень запасов. Запасы представляют собой буфер между поставкой и потреблением. Они свидетельствуют о конфликте интересов между поставщиком и потребителем, заключающемся в несовпадении требуемых покупателем или потребителем и реализуемых поставщиком характеристик материального потока. Запас сглаживает, но не ликвидирует конфликт. Ниже приведены примеры возможных действий для ликвидации конфликтных ситуаций:

· Низкое качество закупаемых товаров может быть преодолено выбором поставщика, обеспечивающего требуемый уровень качества товаров, или (в случае невозможности перейти к

другим поставщикам) участи ем в мероприятиях, направленных на повышение качества его продукции;

· Ненадежность поставок, по аналогии с предыдущим пунктом, может быть преодолена выбором поставщика, обеспечивающего требуемый уровень качества товаров, ил и (в случае невозможности перейти к другим поставщикам) участием в мероприятиях, направленных на повышение качества производства, совершенствование процесса упаковки и транспортировки;

· Увеличение времени выполнения заказа требует не столько создания запасов незавершенного производства, сколько совершенствования бизнес-процессов в компании;

· Неточное прогнозирование спроса (потребления) хотя и не может быть полностью преодолено, но снижено за счет совершенствования работы аналитической службы и службы маркетинга;

· Увеличение расстояний доставки, безусловно, повышает риски транспортировки, но совершенствование управления логистическими рисками – один из вариантов решения проблемы, помимо повышения уровня запасов;

· Неэффективное производство – имеется арсенал средств повышения эффективности за счет совершенствования техники, технологии и организации производства, реинжиниринга бизнес-процессов и т. п.

2. Системный подход в управлении товарными запасами торговых фирм

Наиболее передовыми в отношении использования современных подходов к управлению запасами оказываются торговые структуры, для которых это является важнейшим инструментом сохранения и расширения своей ниши на рынке, основным фактором повышения конкурентоспособности. Конкуренция оказывает давление на устанавливаемую наценку этих фирм и, чтобы бизнес оставался рентабельным (т.е. приносил достаточный доход на вложенные средства), эти фирмы вынуждены искать способы оптимизации своих многономенклатурных запасов.

Товарные запасы торговых предприятий представляют их основной удельный вес в стоимости активов, основным источником пополнения собственных средств в виде прибыли от реализации и, вместе с тем, товарные запасы представляют собой основную проблему ежедневного контроля.

В то же время, если в странах, давно вступивших на путь развития инициативной экономики, хозяйствующие субъекты рассматривают управление запасами как один из элементов своей стратегии, направленной на успешное функционирование в рыночной среде, и осознанно проводят эту линию на основе практического применения логистики, включающей специально разработанные методы и вычислительный аппарат, то в России рационализация запасов на уровне торговых предприятий пока осуществляется, как правило, интуитивно, методом проб и ошибок.

Логистическое управление направлено на оптимизацию запасов во всех звеньях логистической цепи. Оптимальные уровнизапасов обеспечивают максимальные уровни обслуживания потребителейпри минимальных инвестициях в запасы, минимальных затратах по заказу и транспортировке.

В управлении запасами используется системный подход, т.е. запасы рассматриваются во взаимосвязи с другими сторонами деятельности фирмы. Учитывая связь скорости оборота запасов и транспортных расходов, объема инвестирования в запасы и уровня обслуживания клиентов, логистический подход обеспечивает оптимальные запасы и одновременное улучшение соответствующих показателей

3. Основные функции запасов

Запасы выполняют несколько важных функций, добавляющих гибкость в управление фирмы:

Функция накопления

Главная функция запасов – это накопление продуктов производства и распределение их. Когда снабжение или спрос на какой-либо ресурс не регулярны, поддержание достаточного уровня запасов является хорошим решением. Например, если спрос на продукты производства высок только летом, фирма должна быть уверена, что запасов достаточно, чтобы встретить высокий спрос. Это может потребовать производства в зимний период, в течение которого уровень запасов будет возрастать, чтобы было чем обеспечить летний спрос.

Таким образом, накопление продуктов производства для удовлетворения спроса позволяет избежать потерь, вызванных нехваткой товаров, или появления простоев, вызванных недостатком запасов. Обычно если поставщики фирмы организуют поставки нерегулярно, то запасы входных материалов разумно накапливать, чтобы оградить себя от плохой работы транспорта поставщиков. Производственный процесс внутри фирмы может также иметь отклонения. Когда два взаимосвязанных процесса не синхронизированы, запасы (заделы) накапливают отдельно для каждого процесса, позволяя каждому оперировать собственным заделом с собственной скоростью потребления.

Функция защиты от инфляции

Запасы могут быть защитой против изменения цен и инфляции. Размещая наличность в банке, фирма способна получить хороший возврат. С другой стороны, ценность запаса может расти быстрее, чем деньги, помещенные в банк. Таким образом, запасы могут иметь смыслхороших инвестиций. Конечно, затраты и риск хранения запаса должны быть оценены. По существу, политика большинства фирм такова, что производственному персоналу заниматься этим не разрешается, так как у него свои задачи.

Функция управления затратами с изменением дисконтов

Другое использование запаса – это получение преимуществ в зависимости от величины дисконтов. Большинство поставщиков предлагают скидки (дисконты) при больших заказах. Закупка больших количеств может, по существу, понизить стоимость производимых продуктов. Вместе с тем существует ряд недостатков, вызываемых покупкой больших количеств запасов. Это более высокая стоимость хранения, порча складируемых материалов, разрушение склада, воровство, возрастание величины страховки и т. п. Увеличивая инвестиции в запасы, мы уменьшаем денежную наличность и тем самым уменьшаем возможность инвестирования по другим направлениям.

Функция управления во времени

Функция управления во времени необходима для выравнивания производства. Одним из самых главных преимуществ управления общими затратами является то, что этот подход интегрирует все решения, связанные с данным бизнесом. Влияние объема производства на запасы продукции отражается на денежном потоке. Увеличение объема продаж, в свою очередь, увеличивает количество счетов к получению, но приводит к уменьшению запасов продукции. Расходование денежных ресурсов на внедрение нового продукта и программы сбыта снижает количество денег в настоящее время, но способствует получению прибыли в будущем. Один из главных принципов системы управления общими затратами заключается в том, что любое решение, касающееся конкретного бизнеса, следует принимать с точки зрения его влияния на денежные потоки.

Компании, чья продукция или спрос на нее зависят от сезона, могут служить примером того, каким образом израсходованные на маркетинговые программы деньги могут принести прибыль разным функциональным отделам и всему бизнесу в целом. Если вы производите игрушки, то оживление розничных продаж приходится на ноябрь и декабрь, на предрождественскую торговлю. Но если вы производите лодки, то спрос на них резко повышается весной. Производство овощных консервов – горошка, кукурузы и любых других овощей – связано с сезоном их выращивания.

Предположим, что спрос на продукцию зависит от сезона. Рассмотрим, каким образом условия ценообразования и продаж могут снизить эксплуатационные расходы. Производителям парусных лодок требуется много места, если им приходится хранить лодки до того момента, когда их можно будет отправить заказчикам, продавцам лодок. Более того, процесс производства деревянных лодок довольно длителен и требует высококвалифицированного труда. Эти характеристики диаметрально противоположны тем, что необходимы при использовании в производстве системы «точно в срок».

Для производителя лодок просто нереально ждать получения заказа от продавца до весны, а продавцы не могут делать заказы только после того, как в апреле будут проданы все имеющиеся в наличии лодки. Даже при наилучшей системе производства покупатель не будет заказывать лодку в апреле, и ждать, пока производитель выполнит его заказ. Если он все-таки это сделает, то лодку доставят не раньше августа. В таком случае можно сказать, что он не опоздал с этой покупкой на 3 месяца, а скорее получил ее на 9 месяцев раньше срока.

Для некоторых товаров, относящихся к предметам роскоши, заказы должны выполняться быстро, иначе вы можете упустить покупателя. Мы можем целых шесть месяцев обдумывать покупку нового автомобиля, но как только автомобиль заказан, мы хотим получить его немедленно. Так уж устроен человек.

Вывод из вышесказанного сводится к тому, что на уровне каналов распределения должен быть запас готовой продукции. Лодки, например, можно хранить в любом из трех мест: в производственном помещениина самомпредприятии, на складе или упродавцалодок. Еслилодокнитам, нитут не окажется, вряд ли покупатель будет ждать, когда для него сделают лодку.

Когда оживление розничной торговли приходится на весну, большая часть годовой продукции должна быть выпущена в январе или феврале. При хранении готовой продукции в течение 8—10 месяцев на предприятии у производителя возникают две проблемы:

· у него просто физически не хватает места;

· спрос на деньги (так как денежные средства связаны с товарными запасами) приводит к напряженной ситуации с оборотным капиталом и размером займов.

Если вы разместите готовую продукцию на складах, расположенных в географически удаленных друг от друга местах, это поможет вам решить проблему пространства на фабрике. Но повлечет за собой расходы на перевозки товара на склады и со складов, кроме того, могут возникнуть сложности с продавцами товара, например, если продавец, находящийся в Санкт-Петербурге, захочет получить какую-то определенную модель, которая хранится на складе в Москве. Если вся готовая продукция хранится в одном месте, то это позволяет более оперативно откликаться на такие требования. Оплата хранения запасов готовой продукции на складах не эффективна с точки зрения расходов.

Следующий вариант – хранить лодки прямо у продавца. Это – идеальное решение, так как продавцы заказывают те модели, которые, как они считают, будут пользоваться спросом у покупателя. Доставка товара к покупателю может быть практически мгновенной. С точки зрения производителя, такой вариант поможет выровнять объемы выпускаемой продукции в течение года, так как лодки могут быть доставлены продавцам сразу же по мере их выпуска, независимо от времени года.

Что касается последнего случая, который представлен как наиболее выигрышный вариант – то он выгоден и для производителя, и для продавца, и для покупателя. Если продукцию выпускают равномерно в течение года, продавцы будут заказывать те модели, которые, как они предполагают, будут раскупаться, и тогда у них всегда будет под рукой необходимый запас товара. Когда наступит сезон продаж, выиграют покупатели, так как смогут воочию увидеть то, что они хотят купить. Расходы производителя будут сокращены, а объем продаж увеличится.

Последний вариант имеет один недостаток. У большинства продавцов нет достаточного капитала, и они не могут платить за хранение товарного запаса на протяжении десяти, восьми или даже шести месяцев до момента продажи. Очевидным выходом из этого положения будет продлить для продавца сроки, по которым он может заказывать и получать товар. Вот к чему это приведет. Для заказа, полученного от продавца в августе, с указанием срока доставки в ноябре, производитель может предложить одновременно, как сезонные скидки в цене, так и отсрочку платы за заказ до весны.

И то, и другое не замедлит сказаться на денежном потоке. Значительная скидка в цене, например, 10%, возникнет в результате реализованных в итоге денежных расписок и полученной прибыли. Как прямое следствие растягивания платы на срок до шести месяцев все денежные поступления будут отсрочены на этот период. Другими словами, производителю не стоит ожидать, что продавец или покупатель выложит деньги за товар, который пока что ему не нужен и не может быть использован по назначению. Но сезонная скидка в ноябре позволит продавцам предложить розничным покупателям снижение цены, если они сделают покупку до наступления обычного сезона продаж.

Для производителя очень выгодно распределить процесс производства равномерно на весь год. Для производства 30 лодок каждый месяц в течение года требуется значительно меньше квалифицированной рабочей силы и производственных мощностей, чем для производства 90 лодок в течение четырех месяцев повышенного спроса, за которыми следует период затишья и сокращения рабочих. Для того, чтобы вычислить, сколько денег будет сэкономлено в результате выравнивания производства, не обязательно иметь степень бакалавра по финансам, не говоря уж о преимуществах повышения уровня качества в результате использования квалифицированной рабочей силы.

Насколько большой должна быть скидка? Какие сроки установлены для платежей? Нельзя предложить единой формулы на все случаи жизни. Переменными в этой формуле будут валовая прибыль от увеличения объема продаж (так как часть продаж никогда бы не состоялась, если бы у продавца не было под рукой нужного товара), снижение расходов на наем и обучение работников (включая экономию на выплатах пособий по безработице), а также существенное уменьшение вложений в необходимые для производства мощности. Все это вместе возместит потери от неоплаченной дебиторской задолженности и на скидки в цене.

Пример: Фирмы, занимающиеся выпуском поздравительных открыток, уже многие годы предлагает продавцам отсрочку платежей, если заказы на открытки будут сделаны раньше и поставки приняты до начала продажного сезона. Например, компания Hallmark рассчитала, что если у продавца уже в августе подвал магазина полностью набит Рождественскими открытками, то даже если он их не продаст до декабря, он раньше выставит открытки на продажу и сможет больше их продать, в отличие от тех, кто начинает работать с открытками только с 15 ноября и далее. Для того чтобы подвигнуть заказчиков на более крупные заказы, что, в свою очередь, может поднять общий объем продаж, производители открыток предлагают частичный кредит для непроданных Рождественских открыток в том случае, если продавец согласен оставить их до следующего года. Если продавцу нужны деньги или у него нет места для хранения, тогда устраивается обычная послерождественская распродажа, когда все продается за полцены. Так как в цену поздравительных открыток заложена 50% валовая прибыль, все открытки, превращенные в деньги после праздничного сезона, самоокупаются (за исключением накладных расходов), и продавцы в итоге остаются не в убытке.

Пример: Рассмотрим сельскохозяйственные продукты, производство которых ограничено временем их выращивания. Производитель овощных консервов в Москве не может покупать свежие овощи у фермера в другое время, кроме периода, начинающегося в июле и заканчивающегося в начале октября. Но фермеры могут продавать урожай только после того, как он созреет. Поэтому, по определению, все производство и продажа урожая фермерами должны быть сконцентрированы в пределах очень короткого периода, что никак не зависит от желания ни фермеров, ни производителя консервов. Для производителя консервов трудность заключается в том, что он должен платить фермеру сразу же, как только ему будут доставлены овощи, а получает он плату от покупателей супермаркета позже, в течение всего года, после поставки туда товара.

Неблагоприятным обстоятельством для производителя консервов является и то, что именно тогда, когда снабжение сельскохозяйственными продуктами достигает максимума, в сентябре, спрос розничных покупателей на консервы минимален, так как многие предпочитают покупать свежие, выращенные в этой же местности, а не консервированные овощи. Единственным решением для производителя в данном случае будет придержать товар и надеяться на то, что цены на консервы возрастут в течение следующих десяти месяцев. В консервной промышленности потребность в деньгах достаточно велика, вот почему эта промышленность сосредоточена в руках относительно небольшого числа крупных, имеющих хорошую финансовую базу, компаний.

Маркетинговая функция запасов

На чем вы основываете свой выбор магазина, когда пытаетесь купить что-то в розничной продаже? Удобство, низкие цены, хорошее обслуживание и хороший выбор покупок – все эти моменты важны, но в конечном итоге именно наличие товаров отличает один магазин от другого. Запасы товаров создают это различие. Продавцу необходимо иметь нужный товар в нужном месте и в нужное время – вот окончательный секрет успеха. Покупатели могут даже заплатить надбавку за уверенность в том, что они найдут то, что ищут.

За последние годы появилось множество книг, статей и докладов, написанных консультантами по вопросу о снижении объема товарных запасов. Прогресс в развитии компьютерных программ контроля над товарным запасом позволил его снизить, в основном за счет того, что производство в целом и система распределения стала более эффективной. Это привело к более короткому сроку реализации товара, что может быть выражено как система «точно в срок» (JIT).

Очень важно понять, что системы «точно в срок» и все программы по уменьшению товарных запасов стремятся к обеспечению всех заказчиков, окончательных пользователей товаров, тем, что они хотят и когда они этого хотят. Это не означает снижения уровня обслуживания из-за того, что каких-то товаров временно не оказалось на месте. Система «точно в срок» не означает снижения ассортимента товара, предлагаемого покупателю. И она не означает уничтожения необязательных резервных запасов, запасов, которые держат на случай, если новый товар не придет, а старый уже будет продан.