Саммари книги Рэндалла Инглунда, Альфонсо Бусеро «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы»

Предисловие

Руководитель проекта должен не только уметь работать с людьми, но еще и обладать техническими навыками, а также навыками в организации. При этом, чтобы повысить свой уровень, зачастую мало классического образования или опыта. В преодолении этого плато помогает борьба с «врагами времени», системный подход и изменения в мировоззрении.

В книге не только даются советы, как поступить, чтобы обрести более эффективный подход к управлению, но и дается объяснение, почему так происходит.

Книга опирается к системному, техническому и поведенческому подходам к описанию управления проектами.

Введение

Менеджеру проекта стоит обращать внимание на следующие свои навыки:

♦ лидерство;

♦ чувство юмора;

♦ личные качества;

♦ навыки управления проектами;

♦ навыки управления средой;

♦ навыки организатора;

♦ навыки проведения переговоров;

♦ понимание структуры власти;

♦ способность решать конфликтные ситуации;

♦ навыки продаж;

♦ навыки управлять изменениями;

♦ знание правил рынка.

Менеджмент проектов можно сравнить с органической химией. Разные проекты, как и разные соединения, различаются по своей структуре, однако спектр их применений огромен и может использоваться для решения многих задач в бизнесе. При работе на общеорганизационном уровне открывается множество новых стилей и подходов, которые могут использоваться для дальнейшего развития менеджмента.

Как профессия менеджмент проектов начал формироваться в середине двадцатого века. Именно тогда была предложена базовая структура развития управленческих навыков, но при дальнейшем развитии стала понятна необходимость междисциплинарного подхода и связь управления проектами с ведением переговоров, развитием организаций, продажами.

Квалифицированный менеджер проектов обладает множеством навыков из разных сфер и дисциплин.

Глава 1. Лидерство и управленческие навыки

Руководство командой и управление ей – это совсем не одно и то же, хотя оба вида деятельности одинаково важны. Руководитель определяет направление и концепцию проекта, согласовывает его и распределяет обязанности, а также помогает коллегам, вовлекая их в активную деятельность. Управленец в свою очередь занимается планированием, вопросами бюджета, ищет людей, опыт и знания которых позволяет реализовать проект наилучшим образом, контролирует их деятельность и осуществляет оценку проекта.

Именно заинтересованность подобранных людей и созданная среда, в которой они могут работать, являются самыми важными факторами, обеспечивающими успех или неудачу проекта. Поэтому на ранней стадии его осуществления полезно расспросить нескольких главных заинтересованных лиц, что они считают успехом, объединить данные ими определения и постараться осуществить эти требования.

Успешные управленцы получаются в первую очередь, когда они управляют собой и собственной жизнью. Мало принять верное решение, важно еще и обладать достаточной способностью к самоорганизации, чтобы следовать ему изо дня в день. Менеджеру стоит сфокусироваться на следующих аспектах своей жизни:

управление эмоциями – демонстрировать чувства, только когда это действительно нужно, например, когда это поможет команде понять ваши переживания;

управление временем;

управление приоритетами;

управление энергией – при наибольшем количестве энергии стоит сделать самую главную задачу дня, а потом уже приступить к остальным;

управление мышлением – уделяйте часть времени планированию и размышлениям.

Делегирование части обязанностей может упростить вашу жизнь. При этом многие менеджеры недостаточно доверяют своей команде или просто привыкли выполнять все задачи самостоятельно, поэтому сталкиваются с проблемами. Важно не относиться к делегированию как к услуге, которую вы делаете своим подчиненным. Это делает легче вашу работу и освобождает вам время для решения конфликтов и новых задач, поэтому это не услуга, а необходимость.

С представителями спонсоров и руководителей тоже стоит поддерживать хорошие отношения. Именно менеджеры проектов помогают реализовывать стратегию компании, они разделяют общие цели, но при этом обладают большим практическим опытом, позволяющим обеспечить руководству конкурентное преимущество на рынке.

Так как менеджер работает с людьми, для него очень важна харизма. Чтобы ее развить, старайтесь быть жизнерадостными и энергичными при общении с коллегами, повышайте их самооценку, давайте им надежду и делитесь своими ресурсами, знаниями, ценностями.

Проявлять харизму значит думать в первую очередь о других. Поэтому стоит отказаться от проявления таких качеств как самовлюбленность, неуверенность, цинизм, перфекционизм. Когда вы разговариваете, концентрируйтесь не на себе, а на собеседнике или на окружающих. Также очень важно первое впечатление – будьте позитивным при знакомстве, запомните имя человека, внутренне поставьте ему высшую оценку, чтобы улучшить свое отношение к нему.

Из-за большого количества задач и груза ответственности менеджеру может быть сложно проявлять такое необходимое качество как эмпатия, способность поставить себя на место другого человека и посочувствовать ему.

Никогда не прекращайте развиваться. Каждый проект стоит рассматривать как площадку для обучения чему-то новому, обретения новых человеческих качеств или знаний. Для этого слушайте своих подчиненных, старайтесь понять их переживания и чувства, учитесь смотреть на мир их глазами.

Любите собственный проект. Вы не сможете убедить ни спонсоров, что нужно вложить в него деньги, ни подчиненных, что нужно вкладывать все силы в работу, если сами в это не верите и не считаете вашу деятельность важной и интересной. Кроме того, относитесь с любовью к себе самому. Вы не сможете ничего дать другим, если сами будете пустым сосудом. Фокусируйтесь на своих положительных качествах, а также на качествах, которые вам нравятся в других и которые вы бы хотели развить в себе. Без этого вы будете привлекать в вашу жизнь вещи и людей, которые будут приносить вам только негативные эмоции. Заботьтесь о себе и поддерживайте баланс между количеством работы, которую вы на себе берете, и надеждой добиться целей, которые стоят перед вами и которые служат вашей мотивацией.

Надежды не бывает без смелости, поэтому хороший менеджер действует решительно даже в моменты кризиса. Только так он может повести за собой команду. Иногда смелость нужна, чтобы признать свою неудачу и избрать новый курс развития или поменять цели. Иногда – чтобы дать отпор спонсорам, которые стараются навязать вашей компании нереалистичные сроки или малую сумму за выполнение проекта. В любом случае без смелости менеджера будут ждать только неудачи.

Глава 2. Роль юмора и веселья

Юмор делает работу более эффективной, а также помогает выходить из неприятных ситуаций, так как смеющийся человек не может оставаться враждебным. В каждой сфере деятельности есть шутки, связанные с ней и высмеивающие некоторых представителей профессии. Важно помнить, что все же есть ситуации, когда юмор неуместен, поэтому необходимо обладать чувством баланса.

В бизнесе цель шуток – это создание теплой атмосферы и демонстрация того, что вы позитивный и душевный человек. Шутки во время работы должны быть короткими, иметь отношение к тому, чем вы занимаетесь. Не стоит тратить на рассуждение над ними слишком много времени, хотя на особо удачные можно впоследствии ссылаться.

Отдельная история – юмор при работе с представителями другой культуры. Не стоит, например, шутить над принимающей стороной. А также стоит учитывать особенности каждой культуры в отдельности. Например, англичане предпочитают тонкую иронию, американцы склонны к более прямолинейным шуткам.

Хорошим примером шутки является каламбур, однако важно, чтобы все присутствующие хорошо знали язык, на котором вы рассказываете его, чтобы не ставить их в неловкое положение.

Юмор влияет на следующие мягкие навыки:

общение – улучшает восприятие информации;

управление человеческими ресурсами – позволяет сплотиться и почувствовать единство в команде;

лидерство – хороший лидер поощряет шутки своей команды;

разрешение конфликтов – остроумие позволяет снизить эмоциональное вовлечение в конфликт, предлагает альтернативные способы его разрешения, сглаживает ссору, делая сообщение менее резким;

устранение ошибок – повышает креативность и оригинальность мышления;

управление стрессом – заставляет человека чувствовать себя увереннее и спокойнее, а также снижает напряжение;

мотивация – позволяет почувствовать надежду, а значит и повышает заинтересованность сотрудника в проекте;

переговоры – заставляет собеседника симпатизировать вам, а значит, делает его более уступчивым.

Юмор может оказывать влияние и на профессиональные навыки. Он усиливает внимание, улучшает запоминание информации, облегчает понимание новых концепций.

Кроме того, смех полезен для человеческого организма в принципе. Он повышает уровень эндорфинов и нейромедиаторов, укрепляет иммунную систему тренирует мышцы пресса и диафрагмы, позволяет сбросить физическое и психологическое напряжение.

Таким образом, использование юмора дает менеджеру целый ряд преимуществ. Люди с большим удовольствием будут работать с вами, если в этой работе найдется место веселью.

Глава 3. Личные качества

Хороший менеджер проектов обладает навыками налаживания связей с коллегами, чтобы вместе добиваться результатов. Такой человек все время улучшает свои личные навыки за счет получения нового опыта или дополнительного образования.

Команда ожидает, что менеджер будет мотивировать ее. Это можно сделать следующим образом:

подавать хороший пример;

демонстрировать позитивный настрой, даже столкнувшись с трудностями; определить ожидания от каждого из членов команды;

быть внимательным и отзывчивым;

быть открытым и не скрывать проблемы.

Так как менеджер проектов постоянно работает с людьми, то ему необходимо развивать следующие навыки:

налаживание связей;

создание отношений, характеризующихся доверием;

достижение приверженности группы целям проекта;

умение слушать;

умение консультировать даже по личным вопросам;

использование власти с осторожностью;

делегирование обязанностей;

управление конфликтом.

Чтобы эффективно управлять командой людей, стоит уметь:

определять стадию развития команды;

вмешиваться в деятельность для последующего развития;

создавать совместную собственность;

управлять людьми, занимающими в команде разные роли;

поддерживать командные процессы;

внедрять новых людей в команду, если существует такая необходимость;

обеспечивать обмен опытом;

улучшать межличностные отношения.

В общении с коллегами стоит учитывать вашу манеру подачи себя. Оно показывает, как вы относитесь к людям, перед которыми говорите, какой властью обладаете. Помимо личной позиции каждого участника группы, у проекта есть и собственная позиция. В таком случае можно говорить о таком понятии как культура проекта, и позиция главного руководящего лица, то есть менеджера, сильно на нее влияет.

Желательно транслировать уважение к людям и организации в целом, ответственность и обязательность, эмпатию, поиск новых возможностей и альтернатив развития, страсть, терпение, настойчивость, креативность, готовность искать решения проблем, доверие своим коллегам и уверенность в себе.