Сроки горят. Расставляй приоритеты так, чтобы все успевать и не выгорать
Damon Zahariades
The Time Chunking Method: A 10-Step Action Plan For Increasing Your Productivity
© 2015 by Damon Zahariades
Translated and published by Bombora Publishers/ EKSMO Publishing House with permission from the Art of Productivity and DZ Publications. This translated work is based on The Time Chunking Method: A 10-Step Action Plan For Increasing Your Productivity by Damon Zahariades. © 2015 by Damon Zahariades. All rights reserved. The Art of Productivity and DZ Publications is not affi liated with Bombora Publishers/EKSMO Publishing House or responsible for the quality of this translated work. Translation arrangement managed RussoRights, LLC on behalf of the Art of Productivity and DZ Publications.
© Симагина А., перевод на русский язык, 2025
© Оформление ООО «Издательство «Эксмо», 2025
Что вы найдете в книге
Вы наверняка читали о методе повышения продуктивности, описанном в этом руководстве. Он называется «метод временных блоков», или «тайм-блокинг». Возможно, вы уже используете его для оптимизации рабочего процесса и повышения продуктивности. Если это так, то вы молодец!
Однако я начну с объяснения основ этой техники для тех, кто не в курсе. Затем вы узнаете, как можно адаптировать ее под свои рабочие условия. Я покажу вам, как извлечь из нее максимум пользы, слегка скорректировав свой рабочий процесс.
Это руководство написано, чтобы его применяли на практике. Это не книга, которую можно прочитать и отложить в сторону. Она предназначена для применения. Только так вы повысите ежедневную продуктивность.
Введение
Как я наткнулся на метод временных блоков
Раньше я совершенно не умел распоряжаться своим временем. Каждый день состоял из одних сплошных отвлекающих факторов. Пока я просиживал штаны в обычном американском офисе – огромном помещении, разделенном перегородками, – ко мне без приглашения заходили коллеги. Они делились последними новостями о своих семьях, любовных увлечениях или сексуальных похождениях. Я их не звал, но и не прогонял, так что они приходили снова и снова.
Когда я оставил корпоративный мир и занялся собственным бизнесом, ситуация не изменилась в лучшую сторону. Люди звонили мне поболтать, зная, что я не хожу в офис, а работаю дома. Они, наверное, думали, что я провожу дни, сидя на диване в халате и смотря очередной сериал.
Если у вас собственный бизнес, я уверен, что вы понимаете, о чем речь.
А как насчет тех редких случаев, когда мне удавалось выкроить длительный промежуток времени? Времени, в течение которого я должен был работать? Ну, тогда я отвлекался от текущей задачи. Смотреть видео на YouTube было интереснее, чем создавать сайты, а читать любимые форумы и блоги куда увлекательнее, чем писать статьи об автомобильных запчастях (или о том, что было у меня в работе на тот момент).
Я был в полном раздрае. В моем распоряжении было целых 16 часов в день, а работе я уделял не больше пары из них. Когда вы ведете бизнес, это большая проблема. Если вы не делаете работу, вы не получаете прибыль, – самое простое в мире уравнение.
Вот почему я стал изучать советы по тайм-менеджменту – управлению временем. Я вцепился в эту тему, как голодная собака вцепляется в кусок мяса.
Именно тогда я наткнулся на тайм-блокинг, или метод временных блоков. Это был глоток свежего воздуха. Без преувеличения можно сказать, что этот метод изменил мой рабочий процесс. Благодаря ему дни стали структурированными, а работа более эффективной. Это, в свою очередь, дало мне возможность уделять больше времени людям и проектам, которые были для меня важны.
Врать не буду: метод временных блоков – не волшебный эликсир. Его внедрение в ежедневный процесс требует времени, усилий и усердия, как и любой другой привычки. Если вы похожи на меня, то на пути к тому, чтобы научиться управлять своим временем, случится не один фальстарт.
Неудачи не страшны, если вы извлекаете из них уроки. Вам нужно выявить и устранить проблемы, которые привели к провалу.
Мы с вами поговорим об этом на четвертом шаге этого руководства.
Нам предстоит многое обсудить на последующих страницах. Предлагаю внедрять знания сразу, чтобы вы как можно быстрее получили эффект. К тому же без практики они бесполезны.
Настоящее обучение происходит на практике.
Всякий раз, когда вы заводите новую привычку (или отказываетесь от вредной), важно знать, зачем вы это делаете. Поэтому мы начнем с того, что выясним, как тайм-блокинг может улучшить вашу жизнь.
Если вы никогда раньше не использовали такой подход к выполнению задач, то сейчас вам крупно повезло. Это отличная стратегия управления рабочим процессом. Если вы использовали ее, но никогда не вкладывали в нее все силы, не волнуйтесь. Мы поговорим об идеях и системах, которые помогут вам в полной мере использовать метод в своей работе.
Ладно, хватит пустой болтовни. Давайте к делу.
Шаг 1
Определите, как именно тайм-блокинг поможет изменить вашу жизнь
Знание причин, по которым вы хотите использовать метод временных блоков, – это ключ к тому, чтобы превратить его применение в привычку.
Причины побуждают к действию. У вас должна быть причина делать что-то – только тогда вас ждет успех. Дело должно стоить вашего времени, а цель – оправдывать затраченные усилия. И причина должна быть настолько веской, чтобы она подстегивала вас, когда на пути вы столкнетесь с препятствиями.
Например, вы хотите начать регулярно ходить в тренажерный зал. Если у вас не будет на то причины, вы почти гарантированно в какой-то момент бросите эту затею (говорю по собственному опыту). Но и просто иметь причину недостаточно. Она должна быть убедительной.
Допустим, вы посмотрели «Бойцовский клуб» и хотели бы иметь телосложение как у Брэда Питта. Или если вы женщина, то мечтаете выглядеть как фитнес-тренер Джиллиан Майклс. В любом случае это не подстегнет вас, когда вы устанете, будете не в духе и просто начнете лениться.
Это недостаточно веская причина.
Но предположим, что у вас случился сердечный приступ. Врач подходит к больничной койке и говорит, что это из-за избыточного веса и закупорки коронарных артерий. Он советует вам похудеть и отказаться от вредной пищи, в противном случае вас ожидает еще один сердечный приступ. Хуже того, так можно и умереть.
Это веская причина, чтобы что-то изменить. Ставки высоки. Если вы вдруг пропустите тренировку или поддадитесь желанию съесть пиццу, эта причина, надеюсь, будет мотивировать вернуться на правильный путь.
Теперь, учитывая все вышесказанное, давайте подумаем, почему вы хотите использовать тайм-блокинг.
Мало хотеть быть более продуктивным. Эта цель звучит хорошо, но на самом деле не несет в себе ничего ценного.
Люди так говорят, потому что никто не хочет быть менее продуктивным. Другими словами, эта «цель» недостаточно убедительна. Она не дает должной мотивации и не подстегнет вас, когда вы столкнетесь с препятствиями, а, поверьте мне, вы с ними столкнетесь.
Копните поглубже. Спросите себя, как улучшится ваша жизнь, если вы сможете работать более продуктивно? Вот несколько моих собственных целей для примера, чтобы вы почувствовали творческий подъем:
• испытывать меньше стресса в течение дня (или недели);
• лучше спать из-за меньшего стресса;
• работать меньше часов в день без снижения дохода;
• работать столько же часов в день, но при этом получать повышенный доход;
• иметь больше времени для общения с близкими людьми;
• быстрее достигать целей, связанных с работой;
• создавать и отгружать больше продукции.
Некоторые из ваших целей совпадут с моими. Это понятно. Все хотят испытывать меньше стресса, лучше спать и больше зарабатывать. Но некоторые из ваших целей будут уникальными.
Например, добиться признания и улучшить репутацию среди коллег, повысить уверенность в себе благодаря более эффективной работе или освободить время для выступлений в кофейнях со своей кавер-группой. А может, вам нужно больше времени для ухода за больными родителями.
Чем конкретнее ваши цели, тем они убедительнее. Детали возымеют решающее значение, когда вы будете использовать тайм-блокинг в ежедневном рабочем процессе.
Не пропускайте этот шаг. Он, пожалуй, самый важный из всех остальных.
Небольшое предостережение: у вас может возникнуть соблазн просто поразмышлять о том, как метод временных блоков улучшит вашу жизнь, и на этом остановиться. Я настоятельно рекомендую составить список, к которому вы сможете регулярно обращаться. Напишите на листе бумаги причины, побуждающие вас к действию, и повесьте этот лист на стену вашего рабочего кабинета. Или создайте свой список в Google Docs. Затем распечатайте копию, чтобы повесить на стену.
Есть что-то заряжающее силой в том, что ваши цели буквально висят у вас перед глазами. Это побуждает к действию и подстегивает вас к их достижению.
Как только вы выполнили этот первый важный шаг, пришло время изучить основы метода временных блоков. Переходим ко второму шагу.
Шаг 2
Принципы метода временных блоков
Знакомимся с принципами метода временных блоков
В этом шаге мы поговорим о том, как работает метод временных блоков. Подробное описание основ метода вы можете найти практически на любом сайте, где обсуждается эта техника.
Я подумывал о том, чтобы пропустить этот шаг, поскольку вы, вероятно, знакомы с информацией ниже. Но в конце концов не описать основы техники в кратком руководстве, подобном этому, мне показалось неправильным. Итак, давайте посмотрим на то, как изначально задумывалось использование тайм-блокинга.
Предупреждаю: этот этап мы пройдем быстро. Таким образом мы сможем перейти к основной части этого руководства – как использовать временные блоки в ежедневном рабочем процессе и выстроить их так, чтобы они успешно дополняли вашу жизнь.
Метод временных блоков вкратце
Вы должны планировать свой рабочий день тридцатиминутными отрезками. Первые 25 минут каждого отрезка отводятся на выполнение определенной задачи или набора задач – о них мы поговорим чуть позже. После 25 минут работы вы делаете пятиминутный перерыв.
Вам не нужно поддерживать такой темп в течение всего дня. Если вы попытаетесь так поступить, то перегорите. В конце рабочего сегмента вашего четвертого отрезка вы делаете перерыв на 15 минут.
Вот как такое расписание выглядит на бумаге:
• 25 минут работы;
∘ 5 минут перерыва;
• 25 минут работы;
∘ 5 минут перерыва;
• 25 минут работы;
∘ 5 минут перерыва;
• 25 минут работы;
∘ 15 минут перерыва.
В перерывах вы можете делать все что угодно, лишь бы это укладывалось в пять минут.
Вам может показаться, что пять минут – не такой уж большой промежуток времени, но в этом-то и смысл.
Вы не даете себе возможности посмотреть последнюю серию «Ходячих мертвецов». У вас ровно столько времени, сколько нужно, чтобы размять ноги или перекусить.
Затем вы переходите к новому рабочему отрезку длиной в 25 минут.
В восьмой главе я предложу вам примерный список занятий для перерывов. Конечно, он в большинстве своем будет состоять из того, что нравится мне, но я включил туда и другие идеи, которые могут вам понравиться.
Но об этом позже. Давайте вернемся к теме.
Работа над отдельными задачами vs Работа над пакетом задач
В течение 25-минутного рабочего блока сосредоточьтесь на выполнении одной задачи. Если вы пишете статью в блог, игнорируйте все, что не имеет отношения к этому делу, пока не истекут 25 минут. Если вы работаете над отчетом о прибылях и убытках своего бизнеса, сосредоточьтесь на том, чтобы закончить этот отчет.
Это подразумевает, что вы должны игнорировать все отвлекающие факторы. Я знаю, что легко сказать, трудно сделать. В четвертой главе я дам несколько советов, как минимизировать влияние отвлекающих факторов на организацию вашего дня, пока вы встраиваете метод временных блоков в свою жизнь.
Будет случаться и такое, что в вашем бесконечно пополняющемся списке дел на день появится множество мелких, не связанных между собой задач. Например, вам надо заплатить за автостраховку, выбросить мусор и запустить стирку. Никакая из этих задач не займет 25 минут. Большинство из них отнимут у вас, вероятно, 2–3 минуты.
Объединение задач в своеобразные партии – действенный способ, позволяющий выполнить больше и не утонуть в трясине мелких дел.
В таких случаях эффективным, с точки зрения тайм-менеджмента, будет работать над пакетом задач. Соберите несколько мелких задач в одну кучу и отведите 25-минутный сегмент на их выполнение. Такой подход позволит меньше отвлекаться. Чем вы собраннее, тем вы продуктивнее.
Объединение задач в своеобразные партии реально работает.
Это действенный способ, позволяющий выполнить больше и не утонуть в трясине мелких дел. В качестве бонуса вы сможете вычеркнуть кучу строк из вашего списка дел на день. Только ради этого уже стоит попробовать.
Единственное замечание: объединение задач в один временной отрезок не имеет ничего общего с многозадачностью. Когда вы собираете задачи вместе, вы по-прежнему работаете над выполнением лишь одного дела за раз. Вы просто по порядку переходите от одного пункта к другому в течение тех же 25 минут.
Что делать, если вы выполнили задачу раньше, чем истекли ваши 25 минут
Не каждую задачу получится закончить за 25 минут. Иногда потребуется больше времени. Иногда намного больше. Тогда вам, вероятно, понадобится отвести несколько временных блоков под выполнение одной и той же задачи.